2020 год начался в России с запуска новой инновационной эры документооборота. С 1 января в силу вступил диджитализированный аналог привычных трудовых книжек – их электронная версия. Трудоустроенные жители Российской Федерации восприняли нововведение тепло и положительно во многом благодаря тому, что ЭТК имеется интуитивно понятный и хорошо знакомый интерфейс.

Новшество обещает существенно упростить процедуру трудоустройства наемных сотрудников, повысить эффективность кадрового учета, а также уменьшить степень бюрократизации процесса выхода на пенсию. Переход к электронной версии книжки происходит исключительно по желанию работников, за которыми закрепляется законное право продолжать пользоваться возможностями традиционной бумажной версии документа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: SEC — Комиссия по ценным бумагам и биржам США

Электронная трудовая: информационная ремарка

Чтобы лучше понимать все прелести инноваций в сфере документооборота и кадрового учета, нужно в полной мере разобраться с тем, что из себя представляет электронная версия привычного всем трудоустроенным гражданам РФ документа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это своего рода оцифрованный аналог бумажного документа. Внедрение этого формата направлено, в первую очередь на:

• оптимизацию процесса учета трудовой деятельности граждан Российской Федерации;
• уменьшение бумажного документооборота;
• сокращение рисков, связанных с потерей или повреждением документа.

Современная система трудового учета – это удобная возможность проверки актуального трудового стажа, а в перспективе – автоматизация выхода на пенсию, без неприятного посещения отделения Пенсионного фонда и сбора бесконечных справок, выписок и прочих документов для оформления выплат.

Что изменилось?

Начиная с января 2020 года все российские работодатели обязуются предоставлять актуальные сведения о трудовом стаже своих сотрудников в новом электронном формате. Им предстоит фиксировать факты принятия сотрудника в штат, переводе с одной должности на другую, увольнении, отправке в декретный отпуск или на военную службу и т.д. не на бумаге, а в цифровом пространстве.

Бумажная трудовая VS Электронная: ключевые отличия форматов

Первое ключевое отличие ЭТК от своей бумажной предшественницы заключается в отсутствии физического носителя. Теперь всю актуальную информацию о трудовых достижениях и рабочем стаже можно просмотреть в режиме реального времени 24/7. Для этого достаточно воспользоваться личным кабинетом на сайте Пенсионного фонда. Те работники, в распоряжении которых есть верифицированная учетная запись ЕСИА, могут отслеживать изменения своего трудового стажа и на портале Госуслуг.

Хотим обратить ваше внимание на то, что записи в бумажной трудовой не дублируются в электронную. Все данные, которые были внесены в ваш документ до 2020 года, останутся зафиксированы исключительно на бумажном носителе. В ПФР работодатель направляет только информацию, которая является актуальной состоянием на 1 января 2020 года и позже. После перехода к возможностям ЭТК, вы обязательно должны забрать свою бумажную книжку и сохранить ее до самого выхода на пенсию. При этом старая бумажная трудовая должна быть возвращена вам. Ни при каких обстоятельствах не выбрасывайте свой документ, чтобы в будущем иметь возможность подтвердить свой рабочий стаж.

Если же вы хотите оцифровать весь свой трудовой опыт, вы можете самостоятельно перенести всю содержащуюся в бумажном документе информацию в электронный вид. Сделать это можно с разрешения Пенсионного фонда. Для этого вам нужно будет обратиться в ближайшее отделение этой организации и подать соответствующее заявление на оцифровку трудового стажа.

Внести в трудовую сведения о рабочем стажем застрахованной особы работодатель может в Кабинете страхователя или через Клиентскую службу местного представительства Пенсионного фонда. Получить доступ к информации в ЭТК можно на портале Госуслуг, в Личном кабинете владельца трудовой или в приложении смартфона.

Вы также можете запросить данные из электронной книги в письменном виде. Соответствующую выписку может предоставить или ваш работодатель, или управление ПФР, или МФЦ. Важно, что данная услуга доступна по всей территории России, независимо от того, в каком регионе вы живете и работаете.

Чем хороша электронная трудовая: достоинства цифрового формата

Несомненными достоинствами диджитализированной версии трудовой книги можно считать:

1. Безопасность. Вы можете больше не волноваться о том, что электронная трудовая потеряется и ее данные придется восстанавливать.
2. Точность данных. Вероятность, что при внесении информации в ЭТК будет допущена ошибка, гораздо ниже, чем в случае с бумажным документом.
3. Доступ 24/7. Вы всегда можете самостоятельно просмотреть данные в своей трудовой, не обращаясь для этого к работодателю.
4. Упрощенная процедура получения пенсии. С электронной трудовой вы можете оформить пенсионные выплаты на основе данных лицевого счета, не запрашивая дополнительные документальные подтверждения.
5. Экономия. С электронной трудовой существенно снижаются издержки работодателей на ведение и хранений бумажного аналога документа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: VPN – Топ-10 лучший сервисов ВПН для инстаграм, фейсбук и других сервисов

6. Доступные госуслуги. За счет использования данных ЭТК вы можете рассчитывать на быстрое и удобное получение государственных услуг.
7. Дистанционное трудоустройство. Теперь официальное оформление на работу возможно без вашего непосредственного присутствия. Всю бюрократические процессы можно решить удаленно.

Внедряет инновации в кадровый учет: пошаговый алгоритм перехода к ЭТК

Начало внедрения ЭТК среди представителей работающего слоя населения Российской Федерации датируется 1-м января 2020. Все трудоустроенные лица переходят к инновационной форме фиксации своего рабочего стажа на исключительно добровольной основе. Обратите внимание, работодатель не может внедрить ЭКТ без вашего личного согласия. Единственным исключением из этого правила окажутся граждане, которые получат свою первую трудовую только в 2021 году или позже. Новички в мире трудовой деятельности автоматически становятся обладателями цифрового документа, в котором будут фиксировать все актуальные данные их трудового стажа.

Особенности оформления первой ЭТК

Если ваше первое трудоустройство случилось после 1 января 2021 года, никакой бумажной трудовой вам не нужно заводить. Весь учет вашей деятельности будет автоматически начат в электронном формате. Даже если вы будете настаивать на оформлении бумажной книжки, работодатель не сможет выполнить ваш запрос. С начала 2021 года вся трудовая документация этого вида создается только в цифровом виде.

Дань традициям: что делать с бумажной версией трудовой?

Наниматели, принявшие решение сохранить в документообороте своей компании бумажные версии трудовых своих сотрудников, в соответствии с законом обязуются дублировать все вносимые в документ сведения еще и в цифровой форме. Если вы по каким-либо причинам не заявили о желании перейти на электронный формат фиксации трудового стажа до конца 2020 года, в вашем распоряжении будут только записи, сделанные в бумажной трудовой.

Наниматели, отказавшиеся от дидижитализации кадрового учета в пользу бумажных трудовых, не смогут игнорировать электронные версии этих документов. В соответствии с требованиями закона они будут вынуждены дублировать все данные о трудовой деятельности своих работников на бумаге, и в цифровом пространстве. Работники, которые не подали в 2020 году заявление на переход к ЭТК, смогут пользоваться только записями в бумажной трудовой книжке.

Если после 2020 года вы решите сменить место работы, отказываться от бумажной трудовой вам не нужно будет. Ваш новый наниматель продолжит ведение вашего трудового стажа в том формате, который выберете вы. Кроме того, в любой момент вы можете запросить у кадрового отдела своего предприятия выписку, которая будет содержать актуальные данные о вашем рабочем стаже.

Не хочу использовать ЭТК

Если вы не готовы пользоваться цифровым документом, не давали нанимателю согласие на диджитализацию своей книжки, тогда кадровый учет продолжится в традиционном виде. Однако заполнять электронную версию вашего документа работодателю все равно придется, это требование закона. Если в будущем вы решитесь перейти на электронную трудовую, вам достаточно будет подать соответствующее заявление.

Запрашиваем выписку из ЭТК: как получить необходимые данные?

Все трудоустроенные граждане Российской Федерации имеют право на получение актуальной информации о своей трудовой деятельности. Это можно сделать самостоятельно, воспользовавшись онлайн-сервисами:

• сайтом Пенсионного фонда, перейдя в личный кабинет пользователя;
• порталом Госуслуг.

В оффлайн-пространстве выписку из электронной трудовой вы можете получить в любом отделении Пенсионного фонда или Многофункционального центра. Кроме того, вы можете смело просить данные о своем трудовом стаже у своего работодателя. Если в данный момент вы не работаете, сведения нужно запрашивать на последнем месте вашей работы.

Хотим обратить ваше внимание на то, что ваш последний работодатель может передать вам данные только за тот период времени, который вы провели в его компании. Запрашиваемая вами информация выдается по стандартной утвержденной государством форме СТД-Р.